会议时间：2025年X月X日上午9：00 会议地点：XX村委会会议室 主持人：村支书XX 记录人：村文书XX 参会人员：村两委成员、驻村工作队、各村民小组组长代表、J督委员会成员 一、会议背景 在XX农村地区，随着乡村振兴战略的深入实施，我村的各项工作迎来新发展，乡村旅游、特色农业等产业蓬勃兴起。但目前办公设备老化、办公用品短缺，像老旧电脑运行缓慢，处理游客信息、农产品电商数据时卡顿；打印机频繁卡纸，影响文件打印，对村里产业发展、村民服务造成阻碍。为保障村级工作的顺利进行，提高办公效率，经村两委商议，决定召开本次会议讨论购买办公用品相关事宜。 二、会议主要内容 需求汇报：村文书XX详细汇报了当前办公用品的库存及使用情况。指出目前仅剩余A4打印纸3包，按当前使用量仅能维持一周；墨盒也即将耗尽，打印颜色淡且模糊；中性笔库存不足20支，笔记本只剩10本，无法满足日常记录需求。 办公桌椅方面，部分椅子的椅面破损，坐感不适，有安Q隐患；部分办公桌的抽屉滑轨损坏，开合困难。 电脑方面，现有3台电脑均已使用超过5年，配置低，运行内存不足，在处理农产品销售数据、游客接待信息等工作时，软件响应迟缓，严重影响工作效率。打印机不仅老旧，还频繁出现卡纸、缺墨等故障，维修后仍不能稳定运行。 讨论环节：村民小组组长杨XX提到，由于日常需要走访村民，宣传Z策、收集信息，笔记本和笔的消耗量大，建议采购质量好、书写流畅的产品，方便记录。 J督委员会成员王XX强调，采购过程要严格遵循相关财务制度和流程，确保公开透明，每一笔支出都要有详细记录，可邀请村民代表参与J督，确保资金合理使用。 驻村队员王XX表示，考虑到村里未来数字化办公的发展方向，以及农产品电商销售、乡村旅游线上宣传等业务需求，除常规办公用品外，还应采购一些移动存储设备，如1T容量的移动硬盘，方便存储和传输大量数据；同时采购一台高速无线路由器，提升办公网络速度和稳定性，满足线上办公需求。 预算讨论：经初步估算，本次购买办公用品需资金XX元。资金来源为村集体办公经费。与会人员对预算进行了细致讨论，村副主任杨XX指出，要优先满足关键办公用品的采购需求，对于价格较高的办公设备，可通过多方询价、对比不同商家的优惠活动，选择性价比高的产品。例如，在采购电脑时，可关注商家的促销活动，争取额外的售后服务和赠品。同时，对于打印纸、墨盒等耗材，可考虑批量采购，以获取更优惠的价格。 采购方式：经过讨论，决定采用公开询价的采购方式。由村两委负责联系至少三家有资质的办公用品供应商，获取详细报价单和产品资料。具体操作上，村文书负责收集本地办公用品供应商的信息，通过电话向他们发送采购需求，要求提供产品规格、价格、售后服务等详细信息。对比产品质量、价格、售后服务等因素后，选择优供应商进行采购。采购过程接受J督委员会全程J督，J督委员会将对供应商的资质审核、报价对比、合同签订等环节进行严格把关，确保公平、公正、公开。 三、会议决议 采购清单确定：最终确定采购清单： 办公耗材：A4打印纸20箱、墨盒10个、中性笔50盒、笔记本50本。 办公家具：办公桌椅8套，要求椅面采用耐磨、易清洁材质，办公桌尺寸满足文件放置和电脑摆放需求。 办公设备：台式电脑3台，配置为i5处理器、16G内存、512G固态硬盘，满足多任务处理和数据存储需求；打印机1台，具备打印、复印、扫描多功能，打印速度不低于每分钟20页；1T移动硬盘2个，用于数据备份和传输；双频千兆无线路由器1台，保障网络覆盖和传输速度。 采购执行：由村支书主任XX牵头，村文书协助，在7天内完成采购工作。村支书负责与供应商沟通协调，确保采购进度和产品质量；村文书负责整理采购相关资料，记录采购过程中的重要信息。采购过程严格按照既定的采购方式和流程进行，确保采购的办公用品符合质量要求，价格合理。 验收与管理：采购完成后，由J督委员会和村两委共同进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量等，对照采购合同和供应商提供的产品资料进行仔细核对。验收合格后方可入库，并建立详细的办公用品出入库登记制度，明确办公用品的领用流程和责任人，规范办公用品的管理和使用，避免浪费。 四、会议结束语 主持人强调，办公用品的采购是为了更好地服务于村级各项工作，服务于广大村民。希望大家共同努力，确保采购工作顺利完成，同时合理使用和管理办公用品，提高办公效率，推动我村各项工作再上新台阶。 |
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