一、采购审批制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范采购申请审批过程，确保采购物资符合公司需求和相关规范，并为采购过程中各项申请和审批工作提供指引，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购申请审批的管理工作。 第2章物资请购与审核 第3条 各部门应根据日常经营活动需要编制“采购申请单”，提出采购申请并交采购部。 第4条 “采购申请单”要说明请购物资的品名、数量、需求日期、预算金额等内容。 第5条 采购部应对各部门提交的“采购申请单”进行初步审核，审核过程中应主要分析采购需求是否和实际需求相符，并以企业采购审核管理程序和日常经营活动的需要为依据。 第3章采购申请与审批 第6条 汇总采购需求 1.采购部应及时汇总各部门的采购需求，并编制“采购需求汇总表”。 2.“采购需求汇总表”编制完成后，应仔细核查是否存在缺漏。 第7条 库存调查 采购需求汇总完毕后，采购部应对现有库存进行核查，了解现有库存的实际情况。 第8条 编制采购申请 1.采购计划主管、采购专员应根据物资库存数量、安全存量等，计算出实际需求数量，并编制采购作业计划以及“采购申请表”。 2.“采购申请表”应报采购总监、总经理审批。 3.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门的经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批。若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员参与审批工作。 第9条 采购预算制定及审批 1.采购申请通过审批后，采购部需要及时制定采购预算，并报采购总监、财务部、总经办审批。 2.采购预算通过审批后，采购部应据此编制采购计划，并实施采购工作。 第4章 采购实施及过程事项审批 第10条 供应商开发 1.采购预算通过审批后，采购部应及时寻找供应商。 2.如果现有合作供应商中没有能供应此种物资的，应及时开发供应商。 第11条 供应商选择及审批 1.采购部需从已有供应商和新开发的供应商中选择合适的供货商。 2.选择好供应商后，应及时报采购总监进行审批。 第12条 采购替代品申请及审批 1.如果所需物资已找到合适的供应商，则应及时安排采购工作，确保物资及时交付。 2.如果所需物资因缺断货等其他原因暂时不能采购，就需要请购部门寻找合适的替代品。 3.请购部门若同意使用替代品，则应向采购部重新提交采购申请。 4.请购部门若坚持采购原物资，则应终止本次采购工作。 第5章 附则 第13条 本制度由采购部制定，经采购总监审核后通过。 第14条 本制度自公布之日起施行。 二、采购合同执行管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了确保采购合同的顺利执行，降低采购合同执行过程中发生的违约事件提升采购工作的管理水平，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购合同的执行控制工作。 第3条 管理职责 1.采购部全面负责采购合同的执行。 2.法务部协助采购部进行索赔、纠纷的处理。 第2章 采购订单编制管理 第4条 采购订单编制程序 1.采购合同签订后，采购部应根据本企业生产经营需求和各部门的申请编制采购订单，经采购总监审批后交送供应商。 2.订单发送到供应商处后，采购人员应与供应商代表进行沟通，确认其收到采购订单。 第5条 采购订单内容规范 采购订单应包括以下四项内容。 1.采购物资的名称、品种、型号、规格。 2.订货总数量、分期交货数和订单号。 3.包装运输说明、到货地点、随货文件和验收方法。 4.订单生效条件和纠纷处理办法等。 第3章 订单执行跟踪管理 第6条 执行订单跟踪 供应商确认采购订单后，采购人员应进行跟踪，实施订单执行过程中的管理监控。 第7条 订单跟踪内容 具体跟踪事项主要包括以下四个方面。 1.跟踪供应商生产及备货过程，发现问题及时反馈，出现变更时应立即解决并保证准时到货。 2.随时关注生产需求变化，如生产急需则应立即与供应商协调，协助供应商完成紧急供货；如生产活动出现延缓，经采购总监批准延缓或取消订单时，采购人员应与供应商进行沟通，确认其可承受的延缓时间或中止订单操作，并协商相关赔偿事宜。 3.跟踪库存状况，保证库存水平。出现库存过高或过低时，应及时与供应商联系，制定相应采购方案，保证库存控制在合理水平。 4.跟踪物资的备货、装运过程，确保供应商发货物资的规格、数量、质量符合要求。 第4章 采购物资验收管理 第8条 物资验收步骤 1.采购人员在接收货物前应与供应商确认交货与验收时间，并保证相关事宜符合合同约定条款。 2.交货验收的地点应依照采购合同制定地点为主，若预定地点因故无法进行校验，采购人员应提前通知供应商并立即实施转移办理，确保在约定时间实施验收。 第9条 物资验收内容 采购物资的验收工作主要有以下三个方面的内容。 1.验收数量，查验交货数量是否与采购合同、订单及运送凭单相符，采购人员应进行两次数量清点，确保验收工作准确无误。 2.检验质量，确认接收物资与订购物资一致，并检验其质量是否符合采购合同约定的质量要求， 3.检验单证，即对供应商的供货清单与承运单位的货运清单进行检验。 第10条 物资验收结果处理 采购人员应根据验收结果对物资进行处理，具体处理办法如下表所示。 物资验收结果处理说明表 处理办法 适用条件 具体说明 入库 验收合格的物资 对物资进行“合格”标识，并交送仓储部办理入库手续 拒收 验收结果不符合合同条款规定的物资 1、通知供应商在限期内收回物资；2、若合同约定准许换货，则应在供应商交妥合格品后再发还 补齐 物资短损 通知供应商在限期内补齐短损物资 索赔 物资出现损坏 向供应商或运输单位索赔 第5章 采购结算管理 第11条 通知结算 采购部确认物资已验收入库后，应通知财务部按照采购合同约定的方式进行付款。 第12条 确认到账情况 财务部完成付款后，采购人员应及时与供应商进行沟通，确认款项到账情况，执行采购合同。 第6章 合同执行变更 第13条 合同变更条件 合同执行中出现下列情况之一的，采购人员应及时向上级领导报告，并按照国家法律法规、本企业有关规定及合同约定与供应商代表协商变更或解除合同。 1.由于不可抗力致使合同不能执行的。 2.对方在合同约定的期限内没有执行合同所规定的义务的。 3.由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行但会导致重大损失的。 4.其他合同约定的或法律规定的情形。 第14条 合同变更处理程序 采购合同需要变更时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同双方协商解决。协商不成需进行仲裁或诉讼的，采购部相关人员协助法律顾问办理有关事宜。 第7章 合同执行纪律规范 第15条 合同法律约束 采购合同签订后即生效，具有法律约束力。采购合同执行的相关人员必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密等义务。 第16条 执行记录管理 在采购合同执行过程中，采购部应对合同的执行情况以台账形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证。 第17条 违纪行为 采购合同执行与管理的相关人员不得有下列行为，否则将视情节轻重给予相应处分。 1.泄露合同内容或私自更改合同内容。 2.丢失合同。 3.参与合同工作时发生的严重的不负责任、不合规定的其他行为等。 第18条 合同执行违纪处理 1.合同执行过程中，相关人员违反国家和本企业相关规定，造成经济损失或其他损失的，本企业将视其性质和情节轻重，给予责任人行政和经济处罚。 2.违纪情节严重、触犯刑法的，应及时移交司法部门处理，本企业保留对责任人的追索权。 第8章 附则 第19条 本制度由采购部制定，经总经办审批后通过。 第20条 本制度自公布之日起实施。 三、采购授权审批制度 第1章 总则 第1条 目的 为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。 第2条 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。 2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 第4条 对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失。 第2章 采购业务程序 第5条 请购 使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字后，及时向采购部门提出采购申请。 |
【免责声明】本站所有文字、图片、视频、音频等资料均来自互联网，版权归原作者所有，仅供个人学习研究，本站亦不为其版权负责。其原创性以及文中陈述文字和内容未经本站证实，对本文以及其中全部或者部分内容、文字的真实性、完整性、及时性本站不作任何保证或承诺，请读者仅作参考，并请自行核实相关内容。如转载内容涉及版权等问题，请联系我们删除。
