第6条 审批 采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。 1．采购预算内采购金额在2万元以内的，采购部经理审批；采购金额在2万～5万元的，采购部经理审核，报请财务总监审批；采购金额在5万元（含）以上的，由财务总监审核，报请总经理审批。 2．超预算或预算外采购项目均由财务总监审核，总经理审批。 3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。 第7条 采购 1．采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购。 2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经理最终确定合格供应商名单。 3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。 （1）采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同，需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。 （2）采购计划范围内金额在2万～5万元以内的采购合同，需交财务部审核，财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。 （3）采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同，经财务总监审核、总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同。 （4）采购计划外的所有采购合同，需由财务部核对后，交财务总监审核，总经理审批后授权采购部经理签订采购合同。 第8条 验收 质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。 1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购部经理审批。 2．采购商品出现重大质量问题，由采购部经理组织召开问题解决会议，邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加；采购部负责编写《问题解决方案》，经总经理审批后负责处理。 第9条 付款 1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。 2．应付账款在2万元以内的，财务部经理审批；应付账款在2万～5万元的，财务部经理审核，财务总监审批；应付账款在5万元以上，财务总监审核，总经理审批。 3．预付款与定金在1万元以内的，财务部经理审批即可；预付款与定金在1万～3万元以内的，报财务总监审批；预付款与定金在3万元以上的，由总经理审批。 4．审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。 第3章 采购账务处理 第10条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。 第11条 将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面。如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。 第12条 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。 第13条 对账 1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。 2．取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。 第4章 附则 第14条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。 第15条 本制度自 年 月 日起开始实施。 第16条 相关文件表单 1．《问题解决方案》。 2．《会计核算规定》。 四、采购信息保密制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范采购专员在采购活动中的行为，维护公司的商业利益，根据公司实际情况，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购相关信息的保密管理工作。 第3条 职责分工 1.总经理办公室负责公司信息保密的管理工作，制定采购信息保密信息，并处理执行过程中出现的问题。 2.人力资源部负责公司全体员工的保密教育和涉密员工的保密管理，以及相关方面的保密工作指导。 3.采购部及相关部门人员执行信息保密制度的相关规定。 第2章 采购信息密级分级 第4条 信息密级规定 公司的采购信息，根据保密程度和重要程度的不同可以分为绝密信息、机密信息、秘密信息和内部公开信息四类。 第5条 绝密信息 1.绝密信息是指极为重要的公司核心商业秘密，如被泄露会使公司利益遭到特别严重的损失，包括投标文件、评标文件、定标文件、合同协议信息、采购数据、公司技术标准等信息。 2.绝密信息的阅读范围。只有得到涉密信息部门或项目主管书面许可方可根据工作需要进行内部加密传递，且传递范围仅限于需求部门主管或项目的负责人，由部门主管或项目负责人根据业务需要进行分割、整理后传达给本部门的员工。 3.审批形式。许可须采用邮件回复、签字审批等有文字记载的书面方式进行，未经批准不得向任何人泄露，未经批准擅自将此级别信息对外发布的，按泄密处理，责任人和部门主管负连带责任。 4.承担责任。需求部门主管或项目负责人对接收到的资料信息的安全性和合理使用负责。因本人或本部门人员原因造成资料外泄的，由部门主管首先负管理责任，同时追究直接责任人的责任。 第6条 机密信息 1.机密信息是指重要的公司秘密，如被泄露会使公司利益遭受严重损失，主要包括项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计划与总结、公司采购月报、采购合同台账、招标文件、供应商信息等对公司经营有重大商业价值的信息。 2.机密信息阅知范围。各个部门因工作关系，经部门经理审批后可了解相关信息，但严禁复制拷贝，需要复制拷贝前须经总经理批准。此级别信息经审批后可以在具有相关业务联系的经理层传递，不得发布给与业务无关的经理和普通员工，更不得对外泄露。 第7条 秘密信息 1.秘密信息是指公司一般商业秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受损失。主要包括日常的部门内部讨论、论证结论、日常采购工作信息等。 2.秘密信息阅知范围。此级别信息由部门经理决定发布范围，可以在具有相关业务联系的员工间传递，但不得发布给与业务无关的员工，更不得对外泄露。 第8条 内部公开信息 1.内部公开信息是指内部非保密信息，包括以公司名义发出的有关合约采购的制度要求、通知通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。 2.内部公开信息阅知范围。此级别信息可以在公司范围内发布传递，但不得对外公布。 第3章 采购信息分类保密规定 第9条 招标信息保密规定 1.在招标、评标、定标的过程中，除各招标采购相关人员外，其他人无权查看有关标书等的任何信息，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透露投标信息。 2.在招标采购过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人透露有关招标采购的信息，更不得引导投标单位如何中标。 3.在定标过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透露意向定标供应商等的任何定标信息。 第10条 合同信息保密规定 1.合同信息包括合同文本，特别是物资价格、运输价格、技术标准要求，还包括物资所对应的型号、规格、数量等信息。 2.合同价格信息除采购、成本人员及相关负责人外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报总经理审批。 第11条 供应商信息保密规定 1.供应商信息包括供应商公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合作情况等信息。 2.凡有权查阅合格和试用供应商信息的人员，应严守信息，确保不向外传播；非授权人如需查阅合格或试用供应商的信息，需报总经理审批。 第4章 采购信息保密措施 第12条 涉密员工管理措施 1.采购专员在与公司建立劳动关系的同时，由公司人力资源部代表公司与其签署保密合同，以此互相监督，共同保障公司商业秘密的安全。 2.采购专员在日常工作中，除需认真履行岗位职责，服从本部门主管的领导外，还要严格按相关保密要求做好公司秘密的保守和保护工作，并接受相关保密管理部门的工作指导和监督、检查。 3.采购部应定期对与本部门管理职能相关的涉密人员进行保密检查，原则上每年不少于两次，对检查中发现的问题应及时给予指导、指正，落实整改措施，并及时总结和推广涉密员工在保密工作中好的做法和经验。检查结果应向涉密员工所在部门的主管反馈，纳入该员工月度、年度的岗位和绩效考核中，作为奖惩的依据之一。 4.对新安排至采购岗位的涉密员工，人力资源部除进行常规的入职教育外，应会同采购部主管共同进行入职保密教育；涉密员工因工作需要进行岗位变更时，部门主管应监督其对保密工作的移交，人力资源部应对其进行离岗保密教育。 第13条 来访接待管理措施 1.公司供应商的来访接待，由采购部负责向总经理备案，并按统一的公司介绍资料和公司产品样本向来访者介绍。 2.应定期完善、修改公司简介及用于接待的音像资料，并报经公司保密管理部门审核批准后方可用于接待。未经许可，接待中不得涉及公司秘密事项内容。 3.采购部接受接待任务后，应事先制订接待计划和参观路线，报公司总经理或保密管理部门批准。未经总经理批准，不得擅自带领来访参观人员进入重点部门和重点部位。 第14条 信息日常操作规定 1.应定期备份保密信息。 2.对收发文件、资料要建立登记制度，严格实行签收手续。 3.对递送的秘密文件、资料，要严格履行登记签收手续，一律要密封包装，并标明密级。 4.销毁秘密文件、资料时必须按规定登记造册，经主管领导批准后，用碎纸机碎掉。 5.属于秘密信息内容的会议和其他活动，应采取保密措施，包括选择具备保密条件的会议场所，限定参加会议人员的范围，确定会议内容传达的范围。 6.公司的电脑上不得擅自安装或运行修改操作系统运行参数的软件，不得从事扰乱公司网络正常运行的活动。 7.公司员工不得将电脑密码告知非授权人，不得擅自使用他人电脑。 第15条 违规责任追究措施 1.对于重要资料没有备份、备份不全或备份错误的，根据给公司造成的损失追究其相应的责任。 2.违反本制度规定的员工，对相关责任人员予以警告或罚款，行政记过、记大过直至开除。 3.违反本制度规定的员工，因过失导致数据信息遗失、泄露，对责任人处以警告或罚款；窃取公司商业秘密范围的数据信息或恶意伪造篡改数据的，一经发现立即辞退，取消全部股权期权奖金红利，除按劳动合同和竞业禁止约定处罚外，构成犯罪的报司法机关追究其刑事责任。 4.违反本制度规定的员工，除给予警告、罚款、记过、记大过、辞退等行政处分外，如给公司造成经济损失，同时承担民事赔偿责任，部门主管有过失的负连带赔偿责任。构成犯罪的，报送司法机关依法追究其刑事责任。 第5章 附则 第16条 公司员工均应理解并遵守本制度的相关规定，主动避免获知非授权信息。 第17条 采购保密信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按公司信息保密制度的相关规定执行。 第18条 本制度由总经理办公室制定，报总经理审批后执行。 第19条 本制度自 年 月 日起生效。 |
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