大型会议接待指导手册 第一部分：活动筹划 一、信息收集 事由、人员、时间、形式、地点 二、制定活动方案 由一名领导担任总负责人，负责活动方案的整体策划并确定活动日程、方式及地点，统筹安排活动各项环节流程，制定活动筹备总体方案，安排部署各工作小组相关工作。 1.根据实际情况建立工作机构，分为迎送组、住宿组、现场观摩组、会务组、文字组、用餐组、宣传组、后勤组、应急组等小组。 2.根据分组情况，制定分工方案，明确每个小组的组长、组员、工作内容、完成筹备工作的时间节点、过程实施的相关要求等内容。 3.根据筹备工作进展，适时组织召开过程推进会，汇总分析各类信息，及时研究解决各类问题。 三、召开活动部署会 由总负责人召集全体筹备人员召开活动部署会。 1.交代活动背景及意义，宣布活动筹备总体方案。依据活动规模、现场需要及单位实际情况，明确工作小组成员、负责人及人数，并做好职责分工和工作交底，建立活动接待“工作群”。 2.各小组根据活动筹备总体方案进一步细分本小组工作方案和各项工作推进计划，及时向会议筹备组领导汇报工作进展情况。 四、文件发布 发布会议活动通知或往来函件，制作活动手册或会序册。 五、活动彩排 待各项工作筹备完毕，按照活动方案对各环节、模块进行彩排，及时查漏补缺。 第二部分：活动实施 一、迎宾模块 迎送组组长负责协调迎宾工作各项事宜，制定迎宾方案。 1.确定随车人员。 2.核实来宾人数、姓名、职务、列车车次、航班班次、抵达时间等信息，安排好接站车辆，并制定接站／接机信息表。 3.若需市内接送，提前半小时到达指定地点，给对方联络人员发送到达短信。 4.若需接站／接机，应在对方出发前发送接站信息，提前1小时到达车站／机场，利用现场查询、软件查询等方式每隔10分钟查询一次车次／航班动态，确保接站准时。 5.随车人员在指定出站口／到达口迎接来宾，做好引导出站、上车工作。 6.接到来宾后，及时向工作群内反馈人员情况、路程情况、预计到达时间等信息。 7.接站短信模板（示例如下）。 尊敬的XXX先生／女士（或职务）： 我是XX公司XX。欢迎您来到XX，今日天气是XX，温度XX－XX℃。您的车次／航班号是XX，到达时间是XXX，我会在XX站（机场XX航站楼XX出口）等候您。如有任何需要，请随时联系我。谢谢！ XXX公司XXX 电话：XXXXXX。 8.除迎宾、送宾外，需要考虑会期内活动场所转移，制定车辆保障方案保障各环节用车事宜。 9.车上用品安排（接机牌、行李牌、宣传册等）。 10.履职待遇标准参照公司相关制度规范执行。 二、住宿模块 住宿组组长负责协调住宿工作各项事宜，制定住宿方案。 1.根据公司“勤俭办企业十不准”要求，接待公司内部单位要严格执行公司履职待遇业务支出管理办法规定的住宿标准，本文发布于“管理者视角”更多资源可搜索关注，优先选择协议宾馆，不得安排五星级宾馆，不得给房间配备除酒店自配备物品以外的任何东西。 2.对入住人信息进行汇总（房号、入住人信息、入住状态等） 3.签到处、对外接待的酒店布置示例（对外接待） |
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