三、现场观摩模块 1.现场观摩组组长负责协调观摩工作各项事宜，制定现场观摩方案。 2.做好现场文明施工，布置好服务台。 四、会议模块 会务组组长负责协调会务工作各项事宜，制定会议方案明确会议议程；文字组组长负责会议有关材料的撰写工作。 1.会前会务资料（领导讲话材料、会序册、培训课件等会议资料）、宣传资料对接收集与印刷制作、会场LED背景设计与投放、会场音乐收集与播放。其中需重点明确展板材质、大小、摆放方位等信息，提前制作，提前确认实物，预留整改时间。 2.会场布置（桌型与桌签摆放及调整、会务资料摆台、湿巾等）；会议设备调试与准备（LED屏、白板、笔记本电脑、麦克风、激光笔、翻页笔、录音笔等）；茶歇及标准等。可考虑协调物业公司客服支持。 3.根据会议需要，分会场场地协调与布置。确保分会场大小合适，设备齐全。 4.会中会场服务及突发情况应急处理与协调。 5.会场座次、主席台领导座次等需向会议同级单位对接人确认。 五、宣传模块 宣传组组长负责协调宣传工作各项事宜，制定宣传方案。 1.确认是否配备摄影、照相人员或聘请专业摄影团队，做好会议现场、观摩现场的摄影、摄像保障工作。 2.根据活动重要程度，考虑统一设计活动VI标识应用至各环节，同时确认是否为会场、观摩点设计宣传展板。 3.如需合影，做好合影地点选取、站位安排等工作。 4.按照会议宣传计划落实会议期间和会议之后的宣传工作，及时起草并发布新闻通稿。 5.根据需要，设计活动前后的宣传片以及邀请融媒体采访等。 六、用餐模块 用餐组组长负责协调用餐工作各项事宜，制定用餐方案。 1.选择用餐地点（单位食堂或酒店）。（根据公司“勤俭办企业十不准”要求，公司内部公务活动要务实节俭，不得安排宴请，原则上一律在内部食堂安排工作简餐或自助餐，不上烟酒，合理安排饭菜数量，严格控制用餐标准和陪餐人员。） 2.根据来宾喜好、忌口等因素制定菜谱（包括但不限于：餐前甜点、凉菜、热菜、主食、水果、干果、汤类、酒水饮料等）。 3.确定用餐人数，制作席卡并安排座位。 4.在单位食堂用餐时，引导来宾前往自助区打餐并落座就餐，期间安排专人做好服务工作。 5.若在酒店用餐时，与酒店工作人员共同做好服务工作。 第三部分：活动收尾 1.现场整理 指定专人负责检查活动现场遗落物品、收回或销毁活动相关材料。 2.对账结算 指定专人负责与酒店、会场方、供货方等单位进行对账结算工作。 3.材料整理 视活动需要，于活动后整理形成文字材料（会议纪要、领导讲话等），并经领导审定后发布或存档。 4.材料归档 活动后要及时将会议方案、通知、发言材料、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全，重要活动文字材料及多媒体资料等应移交档案室存档，以备查考。 5.资料赠予 视活动需要，可将接待过程中的摄影、摄像等多媒体资料编辑后赠送来宾。 6.活动宣传 宣传组于会后及时确定活动报道事宜，根据需要发布微信、新闻稿、活动宣传片等。 |
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